Boekhoudplicht: wanneer voldoet de boekhouding?

20 februari 2015

De meeste bestuurders weten het wel, het voeren van een juiste en up-to-date administratie is belangrijk en overigens ook verplicht. Anders dan in sommige andere Europese landen kent de Nederlandse wet geen minimumvereisten waaraan de administratie dient te voldoen. De Hoge Raad heeft zich recent (wederom) uitgelaten over de criteria die van belang zijn bij de beoordeling van de vraag of de boekhouding in een bepaald geval voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Hoe zit het ook al weer?

Bestuurders van rechtspersonen hebben een boekhoudplicht. De wet definieert deze als volgt. “Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

De Hoge Raad heeft eerder (in 1993) geoordeeld dat een juiste rechtsopvatting is dat aan de (toen geldende) boekhoudplicht is voldaan indien de administratie van de vennootschap zodanig was dat men ‘snel inzicht kan krijgen in de debiteuren- en crediteurenposities op enig moment’ en dat ‘deze posities en stand van de liquiditeiten, gezien de aard en de omvang van de onderneming, een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie’. Dit leidde in de praktijk tot de vraag hoe deze uitspraak zich verhoudt tot de hiervoor weergegeven wet en of ook andere elementen van belang kunnen zijn.

Waarom van belang?

In geval van faillissement van de vennootschap is iedere bestuurder jegens de boedel hoofdelijk aansprakelijk voor het bedrag van de schulden voor zover deze niet door vereffening van de overige baten kunnen worden voldaan, indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Welnu, indien het bestuur niet heeft voldaan aan (onder meer) zijn boekhoudplicht, dan staat wettelijk vast (geen tegenbewijs mogelijk) dat het zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en wordt bovendien op grond van de wet vermoed dat onbelangrijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Aansprakelijkheid van de bestuurder is dan in beginsel gegeven, tenzij de bestuurder kort gezegd aantoont dat het faillissement is veroorzaakt door van buiten komende oorzaken. Een bestuurder die de administratie niet te allen tijde op orde heeft, staat in dat geval dus met 1-0 achter.

Hoge Raad

De Hoge Raad heeft recent meer duidelijkheid gegeven over de boekhoudplicht. Hij oordeelt dat voor het antwoord op de vraag of de boekhouding voldoet aan de daaraan te stellen eisen, ook andere elementen daarvan van belang kunnen zijn dan de debiteuren- en crediteurenpositie en de stand van de liquiditeiten. Dit vermoeden bestond al wel. Het is evenwel goed dat de Hoge Raad dit nu bevestigt.

De jurisprudentie van de Hoge Raad en ook uitspraken van lagere rechters geven enig houvast als het gaat over de (minimum)vereisten waaraan een administratie moet voldoen. De aard en de omvang van de onderneming spelen daarbij een (belangrijke) rol. Men denke bijvoorbeeld aan het belang van een goede projectadministratie bij ondernemingen die projectgewijs werken. Telkens zal aan de hand van voornoemde wettelijk maatstaf moeten worden beoordeeld of de boekhouding in een concreet geval voldoet. Het blijft dus opletten.