De lekkende medewerker

29 mei 2018

Onzorgvuldig omspringen met vertrouwelijke bedrijfsinformatie kan een werknemer duur komen te staan. Voor de werkgever is het belangrijk dat er in de organisatie duidelijke regels gelden over geheimhouding en het gebruik van e-mail.

Ik word nogal eens gebeld door een verontwaardigde of geschrokken cliënt, die net heeft geconstateerd dat een medewerker vertrouwelijke bedrijfsgegevens heeft ‘gelekt’. Bijvoorbeeld door ze – zonder overleg of toestemming – naar een derde of naar zijn privé e-mailadres te sturen. Vaak is er dan al sprake van een gespannen verstandhouding of is het eind van de arbeidsovereenkomst al in zicht. Niet zelden gaat het in zo’n geval om een werknemer die zijn baan al heeft opgezegd, en is de informatie ‘toevallig’ ook erg interessant voor zijn nieuwe werkgever, of voor zijn eigen nieuwe bedrijf.

De werkgever gaat er dan van uit dat het gedrag van de werknemer zonder meer fout is, en er direct sancties getroffen kunnen worden. Toch zitten daar haken en ogen aan. Zorg ervoor dat u vooraf heldere regels heeft opgesteld over het omgaan met bedrijfsgegevens.

Niet zonder meer onrechtmatig

Er zijn meerdere rechterlijke uitspraken waarin is beslist dat het niet zonder meer onrechtmatig is als een werknemer bedrijfsinformatie naar zijn privé e-mailadres verstuurt. Natuurlijk zijn de achtergronden waartegen dit gebeurt relevant. Als een medewerker ‘s avonds thuis nog wat wil afmaken, zal dat normaal gesproken niet tot problemen leiden, al is ook dan het beschermen van bedrijfsgegevens (én persoonsgegevens) een aandachtspunt. Elke onderneming hoort hiervoor te beschikken over een duidelijke regeling, met beveiligingsmaatregelen voor het buiten de werkplek gebruiken van bedrijfsinformatie. Maar echte onrust ontstaat vooral als de werkgever vermoedt dat de gegevens gebruikt zullen worden voor concurrerende werkzaamheden.

Wat mag wel en wat mag niet?

Dat hangt allereerst af van wat er is afgesproken in de arbeidsovereenkomst, een bedrijfsreglement of een CAO. Als een werkgever geen regels heeft gesteld die paal en perk stellen aan het gebruik van vertrouwelijke bedrijfsgegevens (inclusief een omschrijving van wat als vertrouwelijk moet worden aangemerkt, en met sancties bij schendingen), zit hij in een lastig parket. Hij zal dan moeten stellen – en zo nodig bewijzen – dat de medewerker ook zonder dat er zulke expliciete regels zijn geschonden, in strijd met zijn verplichtingen heeft gehandeld.

Doorsturen vertrouwelijke gegevens naar derden

In een recente uitspraak was de vraag aan de orde of een medewerker die vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaart aan een derde, verwijtbaar handelt. Het ging in dit geval om een werkneemster die een grote hoeveelheid bedrijfsgegevens had gemaild aan het privé e-mailadres van haar zus. De zus was eveneens in dienst van het bedrijf, maar was vanwege een arbeidsconflict op non-actief gesteld. Nadat de werkgever dit constateerde, verzocht hij bij de kantonrechter om ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Primair wegens ernstig verwijtbaar handelen, subsidiair wegens een verstoorde arbeidsverhouding.

De uitspraak

De kantonrechter oordeelde dat er geen sprake was van zo ernstig verwijtbaar handelen dat de arbeidsovereenkomst op die grond moest worden ontbonden. Wel werd de arbeidsovereenkomst ontbonden omdat een verdere samenwerking volgens de kantonrechter niet meer haalbaar was. De werkgever werd veroordeeld om aan de werkneemster een transitievergoeding van ruim € 20.000 te betalen.

In hoger beroep had het gerechtshof echter meer begrip voor het standpunt van de werkgever. Het hof oordeelde dat de werkneemster, door zonder enige goede reden de bedrijfsgegevens aan haar op non-actief gestelde zus te e-mailen, had gehandeld in strijd met haar verplichtingen. Dat was volgens het hof voldoende grond om de arbeidsovereenkomst te ontbinden wegens ernstig verwijtbaar handelen. De medewerkster moest de transitievergoeding met rente aan de werkgever terugbetalen en ook de proceskosten in beide instanties kwamen voor haar rekening.

Hierbij vond het hof van groot belang dat in de arbeidsovereenkomst aan de werkneemster geheimhouding ten aanzien van bedrijfsgegevens was opgelegd (” De werknemer erkent, dat hem door de vennootschap geheimhouding is opgelegd van alle bijzonderheden, die de onderneming van de vennootschap betreffen of daarmee verband houden”).

Conclusie

Zorg ervoor dat in de arbeidsovereenkomsten en in een bedrijfsreglement duidelijke regels staan over geheimhouding van bedrijfsgevoelige informatie. Leg ook vast waarvoor de zakelijke e-mail wel mag worden gebruikt en waarvoor niet, en zorg dat er in de regeling ook voorziet in controlemogelijkheden.