Hoe krijgt u zeker betaald? (deel 1/3)

23 september 2016

Voor geleverde diensten en producten zendt u facturen. Hoe zorgt u er voor dat deze worden betaald? Een bewaking van betalingstermijnen en korte lijnen met uw klanten is van belang, maar uw positie kan aanzienlijk worden versterkt door in een eerder stadium al de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen en door in een later stadium de juiste rechtsmaatregelen te treffen. In deze bijdrage wordt inzicht gegeven in het gebruik van algemene voorwaarden. In de volgende twee bijdragen wordt ingegaan op het verkrijgen van zekerheden (deel 2/3) en verschillende incassomaatregelen (deel 3/3).

Algemene voorwaarden

Door gebruik te maken van algemene voorwaarden kunt u een groot aantal “standaard” contractvoorwaarden snel en eenvoudig van toepassing verklaren. De inrichting van algemene voorwaarden is branche-specifiek. Een producent in de kledingindustrie zal andere bepalingen opnemen dan een adviesorganisatie of een ICT-onderneming. Daarnaast is de toelaatbaarheid van algemene bepaling bij transacties met consumenten anders dan die van algemene bepalingen bij zakelijke transacties. De inrichting van algemene voorwaarden is daarom maatwerk.

Wat u kunt opnemen in de algemene voorwaarden

Het gebruik van algemene voorwaarden is nuttig. U kunt afwijken van de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, u kunt aansprakelijkheid voor (gevolg)schade uitsluiten of beperken evenals het recht van uw contractspartij op verrekening en opschorting. Maar u kunt bijvoorbeeld ook bepalen dat uw contractspartij zekerheid moet stellen als hij uw factuur niet tijdig betaalt. Bijvoorbeeld in de vorm van een pandrecht, of in de vorm van een betalingsgarantie door een groepsvennootschap. Ook een recht op informatie kan een bijzonder nuttige voorwaarde zijn. Door af te spreken dat u recht heeft op inzage in (bijvoorbeeld) de belastingaangifte van uw contractspartij als hij uw facturen niet tijdig betaalt, ontvangt u een schat aan informatie over verhaalsmogelijkheden; objecten die u zou kunnen verkopen om uw facturen betaald te krijgen. Door dergelijke voorwaarden af te spreken bij aanvang van de handelsrelatie, kunt u gemakkelijker nakoming afdwingen en loopt u niet het risico dat achteraf afspraken worden vernietigd door bijvoorbeeld een faillissementscurator.

Eigendomsvoorbehoud

Een andere belangrijke en veel voorkomende algemene voorwaarde is de bepaling waarbij u zich het eigendom voorbehoudt van de door u geleverde producten totdat de door u gezonden facturen volledig zijn betaald. Het eigendomsvoorbehoud kan op verschillende manieren worden ingericht en geldt als een van de belangrijkste acties om in te roepen als uw facturen onbetaald blijven. U kunt dan simpelweg uw producten terugvragen als uw contractspartij niet aan de afspraken voldoet. Voorwaarde is wel dat uw wederpartij de producten nog heeft en dat deze nog zelfstandig identificeerbaar zijn. Ook daar kunt u afspraken over maken in de algemene voorwaarden.

Toepasselijkheidsverklaring

Het is van groot belang dat de algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing worden verklaard. Vaak is het daarbij nodig dat de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk worden overhandigd aan uw contractspartij, en wel voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst. Dit geldt ook bij internetverkopen, maar dan in de vorm van een akkoordverklaring en de mogelijkheid om de voorwaarden op te kunnen slaan. Voldoet u hier niet aan, dan kan uw contractspartij doorgaans de toepasselijkheid van uw voorwaarden vernietigen, met als gevolg dat een flink aantal bepalingen waaraan u belang hechtte, toepassing missen. U valt dan terug op de wettelijke bepalingen die soms in uw nadeel werken, of die niets over de betreffende onderwerpen regelen. De gedachte dat “de voorwaarden toch van toepassing zijn omdat deze zijn afgedrukt op de achterzijde van uw facturen”, gaat in het algemeen niet op. Uw contractspartij heeft ze dan niet voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst ontvangen.

Wilt u meer informatie over het juiste gebruik en de inzet van uw algemene voorwaarden, neemt u dan contact op met:

Mr. G.G. (Gosse) Boeve